武汉东湖学院公文处理实施细则

武东院字〔2013〕33 号

 

第一章 总 则

第一条 为使我校公文处理工作规范化、制度化、科学化，提高公文处理工作效率和质量，根据《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14 号）和教育部、湖北省有关公文处理规定的精神，结合我校实际，制定本实施细则。

第二条 学校公文是学校在党政管理工作中形成和使用的具有法定效力和规范体式的公务文书，是传达贯彻党和国家的方针、政策，发布学校规章，施行党政措施，请示和答复问题，指导、布置和商洽工作，报告情况，交流经验的重要工具。

第三条 校内办公系统中的电子公文与原纸质公文具有同等法律效力，其管理按《武汉东湖学院办公自动化系统使用管理办法》（武东院字〔2014〕4 号）执行，所有涉密文件资料按《武汉东湖学院保密工作规定》（武东院字〔2013〕39 号）执行

第四条 公文处理是指公文的拟制、办理、管理、立卷、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。

第五条 公文处理应当坚持实事求是、精简、规范、高效的原则，做到及时、准确、安全、保密。

第六条 公文处理工作必须贯彻统一领导，分级管理的原则，各部门均应有领导同志分工负责。学校办公室（以下简称校办）是学校公文处理工作的管理机构，对各部门的公文处理工作进行业务指导和督促检查。

第七条 学校各部门和直属单位，均应指定专人负责公文处理工作。公文处理人员应恪尽职守、作风严谨、具备相关专业知识。

第二章 公文种类

第八条 我校公文常用的种类有：

（一）决议

经会议讨论通过并要求贯彻执行的事项，用“决议”。

（二）决定

对重要事项或重大活动做出决策和安排，用“决定”。

（三）公告

向校内外宣布重要事项或法定事项，用“公告”。

（四）通告

公布校内有关方面应当遵守或周知的事项，用“通告”。

（五）通知

发布规章，转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的公文，批转下属部门的公文，传达要求下属部门办理和有关单位需要周知或共同执行的事项，任免和聘用干部，用“通知”。

（六）通报

表彰先进，批评错误，传达重要指示精神或情况，用“通报”。

（七）报告

向上级机关汇报工作，反映情况，提出意见或建议，答复上级机关的询问，用“报告”。

（八）请示

向上级机关请求指示、批准，用“请示”。

（九）批复

答复下属部门请求事项，用“批复”。

（十）函

平行机关、不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，向有关主管部门请求批准，用“函”。

（十一）纪要

记载、传达会议情况和议定事项，要求与会单位共同遵守、执行，用“会议纪要”。

（十二）意见

对重要问题提出见解和处理办法，用“意见”。

（十三）规定

对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范，用“规定”。

（十四）办法

对某项工作或活动的进行做出具体行为规范和要求，用“办法”。

第三章 公文的格式

第九条 公文一般由版头（份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、版头中的分隔线）、主体（标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件）、版记（版记中的分隔线、抄送机关、印发机关和印发日期）三部分组成。

（一）版头

我校公文版头的主要形式及适用范围：

1．《武汉东湖学院文件》用于颁布学校重要规章、发展规划、公布学年或学期工作计划以及机构设置、干部任免等重大决定。

2．《中共武汉东湖学院委员会文件》用于党务工作。

3．《武汉东湖学院》用于通知重要事项、向上级机关报告、请示工作。

（二）密级和缓急内容涉及秘密的公文，应当在文件名称的左上角标明密级和保密期限，其中，“绝密”、“机密”级公文还应当标明份数序号。紧急公文应当根据紧急程度在文件名称的左上角分别标明“特急”、“急件”。其中电报应当分别标明“特急”、“加急”、“平急”。

（三）发文机关标识应当使用发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称；联合行文，主办机关排列在前。

（四）发文字号应当包括机关代字、年份、序号。以学校董事会、党委、学校名义的发文，分别编为武东院董〔20××〕×××号，武东院党〔20××〕×××号，武东院〔20××〕×××号；属学校某一方面工作或直属单位的文件一般在学校党政代字后面加冠主管部

门和单位名称第一个字，如教务工作编为武东院教〔20××〕×××号；图书馆编为武东院图〔20××〕×××号。几个单位联名发文，只标明主办单位的发文编号。

（五）上行文应当在发文字号右侧标注签发人、会签人姓名。其中，“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。

（六）标题由发文单位、事由和文种三个部分组成，位于发文字号下方。标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。标题的拟写应简要、准确。

（七）主送机关指公文的主要受理机关，应当使用全称、规范化简称或者统称，位于正文上方，顶格排印。

（八）正文指公文的主体，用于表达公文的内容，位于标题或者主送机关下方。

（九）附件是文件的重要组成部分。如有附件，应当注明附件顺序和名称。

（十）署款与用印。在正文的右下方署发文单位（全称），与正文及其附件名称之间留出适当距离。公文除“纪要”和以电报形式发出的以外，应加盖印章。印章一般盖在成文日期处，上不压正文，下要骑年盖月。联合上报的公文，由主办机关加盖印章；联合下发的公文，由联合发文机关加盖印章。会议通过的“决定”，日期可注于标题之下，印章可盖在正文末尾落款处。

（十一）发文日期要紧接发文单位署名后下方。会议通过的文件，以通过日期为准；领导签发的文件，以主签领导签发日期为准；联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准；电报以发出日期为准。

（十二）抄送机关指除主送机关以外的其他需要告知公文内容的上级、下级和不相隶属机关。抄送机关名称标注于印制版记上方。

（十三）公文如有附注（需要说明的其他事项），应当加括号标注。

（十四）文字从左至右横写、横排。需要使用序数符号标明层次时，一般排列顺序是：

第一层用“一”，第二层用“（一）”，第三层用“1.”，第四层用“(1)”。行政规章视需要按章、节、条、款、项、目标明层次。

（十五）印制版记由公文印发机关名称和印发日期组成，位于公文末页下端。

第十条 公文用纸一般采用国际标准 A4 型（210mm×297mm），文字自左至右横写，在左侧装订。

第四章 行文规则

第十一条 行文应当确有必要，注重实效。

第十二条 校董事会、监事会和校行政以“武汉东湖学院”、校党委以“中共武汉东湖学院委员会”名义对上对下行文，也可根据需要同有关单位和兄弟院校相互行文。必要时学校党政可联合行文。校内任何单位和部门不得对外行文。

第十三条 向上级部门呈报的请示、报告、统计资料、计划、总结等，以及对上级来文办理情况的回复和对外联系的重要公文，党委系统均以“中共武汉东湖学院委员会名义行文；行政系统均以“武汉东湖学院”名义行文。

第十四条 学校对内重大事项和重要工作需要行文的，校党委以“中共武汉东湖学院委员会”名义行文，校行政以“武汉东湖学院”名义行文；经常性工作和一般事项需要行文的，校党委和校行政均以校办名义行文。对内重要行文，应抄报直接上级机关。

第十五条 各单位（部门）报送学校审批的请示，可由学校批复，也可由学校授权校办或主管部门批复。各部门报请学校批转执行的文件，可以学校名义行文，也可由学校授权以校办名义行文。

第十六条 向上级机关的“请示”要一文一事，不得用“报告”或其它文种的公文请示问题。向上级机关的请示，一般只写一个主送机关，根据需要同时抄送相关上级机关、同级机关，不抄送下级机关；请示问题不得越级行文。向上级机关的“报告”等非请示性公文不得夹带请示事项。

第十七条 各单位（部门）向学校请示问题，报告工作，主送机关只写校党委、校行政领导，除上级机关负责人直接交办的事项外，一般不写校领导姓名或“某书记”、“某校长”。具体送哪位领导阅批，由校办根据公文内容和领导的分工决定。基层单位给学校的请示，一般应先送学校机关主管业务部（处）审核，由他们提出意见，然后送校办转呈有关校领导。校领导批示后转交校办，由校办通知请示单位或承办单位。

第十八条 正确确定公文的主送机关和抄送机关。受双重领导的单位向上行文，应根据内容写明主送机关和抄送机关。

第十九条 党群系统的工作不得以行政的名义行文，行政工作也不得以党委名义行文，涉及学校的重大事项或互相交叉的内容，以党委和行政的名义联合行文。必须以党委和行政联合行文的，内容应经校长、书记审签，行文的数量应从严控制。

第二十条 对上级机关的来文，如无具体贯彻意见，可原文翻印下发，不另重复行文。已在各类会议上印发的领导人讲话、纪要，不再另行发文。

第五章 公文办理

第二十一条 公文办理分为收文和发文的办理。收文办理一般包括传递、签收、登记、分办、拟办、承办、催办、立卷、归档、销毁等程序；发文办理一般包括拟稿、核稿、签发、编号、校对、缮印、用印、登记、分发、立卷、归档和销毁等程序。

第二十二条 各单位（部门）应配备专兼职文秘人员负责公文处理工作。文秘人员应忠于职守、廉洁正派，具有有关专业知识。

第二十三条 公文登记、运转程序

（一）凡收件者署“中共武汉东湖学院委员会”、“武汉东湖学院”的外来公文函件，均由校办验收。原封登记后送校办秘书科处理。校办文管人员拆封后，一般函件直接送主办单位，重要公文须填写收文笺，统一登记、编号并送校办主任阅批。

（二）校办主任阅批后的公文，由文管人员转呈有关领导阅批或送有关部门办理。文件的转呈、转送由文管人员直接与有关领导或部门进行交接，校领导之间、各部门之间不得互相转送文件。除特殊情况外，校领导不受理和审批未经校办登记、注批的公文。公文应一事一份，不得复制多份公文，分别报送校领导。

（三）各单位（部门）文管人员对校办转送的公文应查对、签收、登记，并及时送单位（部门）负责人阅批。如发现错转或错批，应及时将文件退还校办或提出意见以便重新考虑，不得擅自转送其他单位（部门）。需几个单位（部门）阅处的文件，所列单位（部门）阅后应及时交回校办，以便向另一单位（部门）传递。

（四）上级部门直接寄到有关职能部门的文件，以及外出参加会议带回的上级部门的文件，应将原件交校办统一登记、编号，按收文批办手续办理。

（五）学校印发各单位（部门）的公文，各单位（部门）收件人须签收，并及时送单位（部门）负责人阅处。

第二十四条 公文承办、催办

（一）学校交有关部门办理的公文，主办单位应及时办理。涉及其他部门的问题，主办单位应主动与有关部门协商、会签，若有关方面意见不一致，要如实向学校主管领导反映。由几个单位共同办理的公文，主办单位要主动与协办单位研究办理，协办单位应积极配合。需要学校审批的问题，主办单位应在时限内综合办理情况并提出处理意见，报学校审批。

（二）各单位（部门）向学校主管部门请求批准事项、商洽工作的公文，主管部门要及时办理、答复；涉及几个部门的事项，应主动与有关部门协商办理，并根据协商意见单独或联合答复。

（三）学校公文的检查、催办工作由校办负责，各单位（部门）文管人员对本单位（部门）办理的公文亦应进行经常性的检查、催办，防止漏办或延误。凡属请示性的公文，无论是交职能部门办理的还是呈送校领导批示的，都应及时催办。一般3 到 5 天催办一次，15 日内办完和答复；因特殊原因，15 日内不能办完的应向报文单位和学校主管领导说明情况。紧急公文要随到随办，跟踪催办，限时办复。

第二十五条 学校的综合性文稿，党委系统、行政系统的由校办拟稿；凡内容属各职能部门业务范围内的文稿，由主管职能部门拟稿；内容涉及几个职能部门的，由主办单位拟稿。

第二十六条 草拟文稿应注意以下事项：

（一）要符合国家的法律、法规，符合党和国家的方针政策及上级机关的有关精神，符合学校有关政策和规定。

（二）情况要确实、观点要明确、条理要清楚、层次要分明、文字要简练、表述要畅达、书写要工整、标点要准确、篇幅要力求简短。涉及紧急或秘密事项的文件应准确标定紧急程度或密级。

（三）人名、地名、数字、行文应准确无误，时间应具体写清年月日。

（四）除部分结构层次序数和惯用语、缩略语、具有修饰色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，其他数字用阿拉伯数字书写。公文一律使用法定计量单位。

（五）引用公文要先引标题，后引发文字号。

（六）公文使用规范简化字，不使用异体字、不规范简化字和已经简化了的繁体字。使用简称应先使用全称，并注明简称。

（七）撰拟的文稿应一文一事。

（八）凡以学校名义拟文，首页必须用“中共武汉东湖学院委员会”或“武汉东湖学院”发文稿纸，并在发文处理单上清楚填写拟稿人、校对人、主办单位负责人意见、标题、附件、主送、抄送等栏目。发文稿纸由校办统一印制并控制使用。公文须用钢笔或毛笔书写，不得使用圆珠笔或铅笔书写。

第二十七条 公文复核

凡是以学校党委和行政名义对内对外行文，拟稿单位应将文稿及有关资料送校办审核。审核内容包括是否需要行文，是否符合本细则有关规定，并提出审核意见或写明审核情况。不符合规定的文稿，退回原单位进行修改后再办理。审核后的文稿由校办呈送有关领导签发。各单位（部门）送校办核稿、签发的文稿（包括急件），有报文时限的最迟应于报送日前两天送到校办。

第二十八条 学校董事会、监事会、党政和学校办公室文件的文稿，经校办核稿后，再按以下原则呈送有关领导签发。

（一）以校董事会、监事会名义发出的公文，经主办部门领导签署意见后，送校办复核，再由校办分别呈送董事长、监事会主席签发。

（二）学校行政和党委文件（包括函件）属于学校综合性、全局性工作的文件，由校长、党委书记或主持日常工作的副校长签发；属于涉及两位或两位以上副校长分管工作的文件，应经有关副校长审查，由校长、书记或主管副校长签发；经党委常委会或党委会等集体形式决定事项的文件由主持会议的书记、副书记签发；经学校校长办公会议或其它形式集体决定事项的文件，由主管行政的副校长、主持会议的校长、副校长签发；业务性的专项问题，由主管该项工作的校领导签发。

（三）学校办公室文件（包括函件）属于学校授权以校办名义安排布置日常工作和转发学校有关职能部门公文的文件，由校办主任签发或由其呈请有关领导签发；属于校办职权范围内的文件，由校办主任签发。

（四）涉及法律法规的公文、合同在校领导审签前，应经校办法规科审核。应在法规科审核的文件、合同等，未经法规审核，校办不予受理，校领导不予审签。

第二十九条 有关领导审批、签发公文，应明确签署自己的意见、姓名和时间。

第三十条 草拟、修改和审签公文，须按档案管理的要求，使用钢笔、毛笔或专用签字笔。公文稿纸亦应符合要求，按本细则规定的公文用纸标准执行。不得用不符合存档要求的纸、笔草拟、修改和审签公文，也不得在文稿装订线左侧书写、签批或修改公文。

第三十一条 编号、印发

（一）以“中共武汉东湖学院委员会”或“党委办公室”的名义行文，由校办统一编号，并用“中共武汉东湖学院委员会文件”或“中共武汉东湖学院委员会”公文纸印发；以“武汉东湖学院”或“校办”名义行文，由校办统一编号，并用“武汉东湖学院文件”或“武汉东湖学院”公文纸印发。校董事会纪要、校党政联席会议纪要分别用“武汉东湖学院董事会纪要”、“武汉东湖学院党政联席会议”公文纸打印。“领导参考”和“简报”分别用“领导参考”、“武汉东湖学院简报”公文纸打印。为严格控制发文种类和发文数量，党政各职能部门不得印发部门文件。

（二）党政各职能部门以学校党政名义制发的公文，由校办负责审核、打印，主办单位负责校对、付印（学校党政公文必须在校办文印室付印）、盖章、上报、下发和归档，同时将三份打印件留校办备查。

第三十二条 上级机关下发的公文，除绝密或注明不准翻印的以外，经校办主任批准，可以翻印、复印。翻印、复印上级机关的公文，应注明翻印、复印机关、时间和份数，用后收回或销毁。不得翻印、复制密码电报，不得密电明复，明电密电混用。

第三十三条 传递、管理秘密公文，必须采取相应的保密措施，确保安全。用计算机、传真机等传输秘密文件，必须采用保密装置，不得利用计算机、传真机传输绝密级公文。

第六章 公文立卷、归档和销毁

第三十四条 公文办理完毕后，应按照《中华人民共和国档案法》及有关规定，及时将公文定稿、正本和有关材料整理立卷。电文随同文件一起立卷。

第三十五条 公文立卷应根据公文形成的特征、相互联系和保存价值进行分类、整理、立卷，完整地反映本部门的主要工作情况，以便于查找和利用。

第三十六条 联合办理的公文，原件由主办单位立卷归档，其它单位保存复制件。

第三十七条 作为正式文件使用的公文复制件，应加盖复制机关的证明章，并视同正式文件管理。

第三十八条 学校每年的公文应于次年３月前整理、立卷后向档案馆移交。个人不得保存应归档公文、文稿等材料。

第三十九条 没有归档价值的公文和其他材料，经过鉴别和校办（党办）主任批准，可定期销毁。销毁秘密公文，要进行登记，有专人监督，保证不丢失、不漏销。

第七章 附 则

第四十条 本细则自公布之日起施行。